Assistente Administrativo Bilíngue – Rio de Janeiro

Assistente Administrativo Bilíngue – Rio de Janeiro

Principais Responsabilidades:

• Gerenciar entrada e saída de correspondências, realizando triagem e entrega diária.

• Preparar salas de reunião para encontros com visitantes.

• Receber solicitações de viagem e fazer os arranjos e reservas necessárias de acordo com a Política Corporativa de Viagens.

• Facilitar a preparação e aprovação de relatórios de despesas e garantir o reembolso ao colaborador viajante.

• Agendar compromissos, conferências e reuniões conforme solicitado, além de elaborar e distribuir atas de reunião quando necessário.

• Registrar e manter os detalhes de clientes e fornecedores na Lista de Contatos Corporativos e na lista de contatos das embarcações.

• Receber faturas relacionadas ao escritório e RH, e interagir com contadores locais para garantir o pagamento em tempo hábil.

• Auxiliar na manutenção do escritório.

• Preparar apresentações e relatórios, conforme solicitado.

• Auxiliar a equipe de liderança, incluindo preparação de reuniões, atas, acompanhamentos e iniciativas de desenvolvimento de negócios.

• Apoiar o RH em atividades operacionais conforme necessário.

• Ajudar com documentação relacionada a vistos para a equipe de escritório e de embarcações.

• Auxiliar na aquisição de materiais para o escritório e no gerenciamento do cadastro e controle de fornecedores.

• Gerenciar os pagamentos relacionados a serviços e materiais do escritório imputando no ERP Dynamics, cumprindo os prazos e regras.

• Cumprir as políticas da empresa e o Código de Ética e Conduta Empresarial.

• Apoiar a manutenção da sala de crise do escritório e dos EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) para a equipe em terra e visitantes.

• Realizar controle de inventário, incluindo EPIs.

• Atender à recepção quando o recepcionista não estiver disponível.

• Coordenar e ajudar na organização de sessões de HSSE (Saúde, Segurança e Meio Ambiente), inspeções de segurança, eventos de equipe, entre outros.

• Auxiliar na preparação de relatórios de segurança do escritório do Rio e manter a lista de distribuição de ferramentas de alerta.

Requisitos

• Formação superior completa ou cursando.

• Inglês avançado/fluente (irá se comunicar no idioma no dia a dia).

• PowerPoint e Excel intermediário.

• Desejável experiencia com ERP.

• Perfil curioso, com desejo constante de aprendizado e busca por melhoria contínua.

• Boa capacidade de trabalho em equipe, demonstrando proatividade para colaborar com diferentes áreas e solucionar problemas de forma eficaz.

• Comprometimento, flexibilidade.

Idiomas:
Inglês – Nível Fluente e Inglês – Nível Avançado