Assistente Administrativo Bilíngue – Robert Half – Rio de Janeiro

Assistente Administrativo Bilíngue – Robert Half – Rio de Janeiro

Descrição da vaga

Gerenciar entrada e saída de correspondências, realizando triagem e entrega diária;
Preparar salas de reunião para encontros com visitantes;
Receber solicitações de viagem e fazer os arranjos e reservas necessárias de acordo com a Política Corporativa de Viagens;
Facilitar a preparação e aprovação de relatórios de despesas e garantir o reembolso ao colaborador viajante;
Agendar compromissos, conferências e reuniões conforme solicitado, além de elaborar e distribuir atas de reunião quando necessário;
Registrar e manter os detalhes de clientes e fornecedores na Lista de Contatos Corporativos e na lista de contatos das embarcações;
Receber faturas relacionadas ao escritório e RH, e interagir com contadores locais para garantir o pagamento em tempo hábil;
Auxiliar na manutenção do escritório;
Preparar apresentações e relatórios, conforme solicitado;
Auxiliar a equipe de liderança, incluindo preparação de reuniões, atas, acompanhamentos e iniciativas de desenvolvimento de negócios;
Apoiar o RH em atividades operacionais conforme necessário;
Ajudar com documentação relacionada a vistos para a equipe de escritório e de embarcações;
Auxiliar na aquisição de materiais para o escritório e no gerenciamento do cadastro e controle de fornecedores;
Gerenciar os pagamentos relacionados a serviços e materiais do escritorio imputando no ERP Dynamics, cumprindo os prazos e regras;
Cumprir as políticas da empresa e o Código de Ética e Conduta Empresarial;
Apoiar a manutenção da sala de crise do escritório e dos EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) para a equipe em terra e visitantes;
Realizar controle de inventário, incluindo EPIs;
Atender à recepção quando o recepcionista não estiver disponível;
Coordenar e ajudar na organização de sessões de HSSE (Saúde, Segurança e Meio Ambiente), inspeções de segurança, eventos de equipe, entre outros;
Auxiliar na preparação de relatórios de segurança do escritório do Rio e manter a lista de distribuição de ferramentas de alerta.
Perfil desejado

Formação superior completa ou cursando;
Inglês avançado/fluente (irá se comunicar no idioma no dia a dia);
PowerPoint e Excel intermediário;
Conhecimento em ERP;
Perfil curioso, com desejo constante de aprendizado e busca por melhoria contínua;
Boa capacidade de trabalho em equipe, demonstrando proatividade para colaborar com diferentes áreas e solucionar problemas de forma eficaz;
Comprometimento, flexibilidade.