Assistente de Departamento – SBM Offshore – Rio de Janeiro

Cargo: Assistente de Departamento

Descrição:
DE FUNÇÃO Assistente de departamento organizado e proativo para se juntar à nossa equipe dinâmica de BPS. O Assistente terá um papel crucial em garantir o bom funcionamento do nosso departamento, gerenciando reuniões, lidando com despesas, coordenando atividades e preparando viagens, workshops e eventos envolvendo pessoal do departamento e equipes de gerenciamento.

CONTRIBUIÇÃO DO PAPEL:

Gerenciamento de reuniões:
Agende e coordene reuniões de departamento, incluindo a reserva de salas de reunião e o envio de convites de calendário em coordenação e sincronização com a reunião de cadência de operações existente.
Preparar e distribuir agendas de reuniões e apresentação de materiais.
Quando necessário, faça atas detalhadas da reunião e acompanhe os itens de ação a serem preenchidos pelos proprietários.
Certifique-se de que toda a tecnologia e equipamentos necessários estejam configurados e funcionando para as salas de reuniões dedicadas ao piso.

Gerenciamento de despesas do departamento:
Coordenar com os serviços compartilhados a aquisição de equipamentos necessários, ferramentas necessárias para a gestão do departamento
Acompanhe e processe despesas (e reembolsos quando necessário) de acordo com o orçamento do departamento.
Mantenha registros precisos das despesas departamentais.
Auxiliar na preparação e monitoramento do orçamento.
Garantir a conformidade com as políticas e procedimentos da empresa em relação às despesas/custos do departamento
Garantir o nível adequado de material de escritório e papelaria
Suporte à equipe de gerenciamento para viagens dentro do país entre Rio e Santos ou outro local brasileiro.
Equipe de gerenciamento de suporte para participar de evento no exterior

Coordenação:
Servir como ponto de contato para comunicações internas (artigos, memorando, anúncio de recém-chegados, tour de integração, etc…)
Gerencie arquivos, documentos e registros departamentais.
Fornecer suporte administrativo à equipe do departamento, conforme necessário.
Conceder acesso a arquivos específicos, suporte para solicitação de TI ou outros tíquetes

Preparação de workshops e eventos:
Coordenar a logística para workshops e eventos, incluindo reserva de locais, catering e transporte.
Planeje e organize eventos do departamento, como conferências, seminários e atividades de formação de equipes.
Prepare os materiais da oficina e certifique-se de que todos os suprimentos necessários estejam disponíveis.
Auxiliar no registro para outros departamentos e comunicação com os participantes.
Forneça suporte no local durante os workshops.
Gerencie orçamentos e cronogramas de eventos e workshops
Garanta a execução tranquila de eventos e lide com quaisquer problemas que surjam.