Assistente Executiva – Self Carreiras – Rio de Janeiro

Cargo: Assistente Executiva

Requisitos:
Fluente em inglês escrito e falado é ESSENCIAL e será avaliado. Idiomas adicionais, como francês ou espanhol, seriam uma vantagem.
Experiência de trabalho internacional (no exterior ou dentro de uma empresa internacional) também é necessária.
Grande experiência como Assistente Pessoal Executivo, Assistente Administrativo ou função similar, de preferência em uma função de gerenciamento de assuntos pessoais e comerciais. Referências serão necessárias.
Proficiente no Microsoft Office Suite, bem como familiarizado com várias ferramentas de produtividade, como clientes de e-mail e software de gerenciamento de projetos.
Fortes habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo, com capacidade de gerenciar várias tarefas e prioridades de forma eficaz.
Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal, com grande atenção aos detalhes.
Habilidades demonstradas de resolução de problemas e capacidade de tomar decisões informadas rapidamente e sob pressão.
Altamente adaptável e flexível, capaz de lidar com mudanças de prioridades e novos desafios com facilidade.
Habilidades interpessoais comprovadas e capacidade de construir e manter fortes relações de trabalho.
Conhecimento financeiro básico, incluindo orçamento, faturamento e gerenciamento de despesas.
Um alto grau de profissionalismo, discrição e integridade.
Disponível para viagens nacionais e internacionais, se necessário

Responsabilidades:
Gerencie e priorize a correspondência por e-mail, sinalizando assuntos urgentes e redigindo respostas conforme necessário.
Coordene e mantenha um calendário de compromissos, reuniões e eventos, garantindo que o proprietário esteja bem preparado para todos os compromissos.
Lide com comunicações pessoais e comerciais, incluindo chamadas telefônicas, mensagens de aplicativos de what’s, garantindo confidencialidade e discrição.
Coordenar os preparativos de viagem, incluindo voos, acomodações e transporte.
Gerenciar projetos e supervisionar membros da equipe e contratados, garantindo que os prazos sejam cumpridos e os padrões de qualidade sejam mantidos.
Crie e mantenha relatórios e documentação abrangentes para apoiar a tomada de decisões e acompanhar o progresso.
Monitore e gerencie orçamentos, faturas e despesas para vários negócios e assuntos pessoais.
Antecipe as necessidades do proprietário, abordando proativamente possíveis problemas e encontrando soluções.
Colabore com os membros da equipe, construindo relacionamentos fortes e garantindo uma comunicação eficaz em todos os níveis.
Várias tarefas de assistência pessoal de acordo com as necessidades do proprietário (como consultas médicas, fazer reservas, compras online ou outras necessidades que exijam que o assistente vá pessoalmente)
Realize pesquisas e forneça informações sobre tendências do setor, possíveis oportunidades de negócios e outros tópicos relevantes, conforme necessário.