Secretária Executiva – Michelin – Campo Grande

Missão:

Assistir a planta industrial e a Equipe de Direção em atividades administrativas: , compras, informática, deslocamentos, organização de reuniões, comunicação interna e eventos .
Principais atividades:

Colaboração com o gestor:

Gerenciar e otimiza o tempo do Gestor, tratando os assuntos nos prazos adequados (agenda/deslocamentos, documentos/arquivos/relatórios);
Organizar os deslocamentos do Gestor: organiza a logística através da ferramenta existente, reúne os documentos de viagem, conclui os relatórios de despesas;
Organizar o calendário e as reuniões (logística e planejamento), propõe pautas, participa se necessário e redige as atas…;
Organizar, pontualmente, os eventos da atividade (visitantes, seminários, team buildings…)
Assistência à ED/equipe:

Organizar acolhimento de novos colaboradores, saídas…);
Gerenciar acesso a computadores na chegada e na saída do Pessoal (encomenda de material, acesso às salas de reunião);
Organizar reuniões considerando: prazos, tempo de duração, participantes, conexões, agenda e local. • Aplicar as regras de arquivamento e orienta a equipe (confidencialidade e conservação);
Arquivar os documentos legais e regulamentares.
Gerenciamento de compras da entidade:

Gerenciar as compras para atividade através das ferramentas disponíveis: trata, verifica e acompanha os pedidos e as solicitações de compras, recebe as solicitações de compra e e encaminha as faturas sem pedido aos prestadores externos;
Validar faturas sem pedido por delegação. (opcional) • Certifica-se que as regras e os procedimentos são aplicados pela equipe.
Acolhimento e imagem do serviço:

Responder às diversas solicitações (internas e externas) e oferece respostas adaptadas;
Receber e orientar os visitantes da atividade.
Pré-requisitos:

Nível superior completo;

Inglês avançado;

Conhecimento de ferramentas digitais e pacote office;

Vivência como assistente nível gerencial;

Desejável com impatriados / expatriados.